Even videobellen met een cliënt, patiëntinformatie veilig verwerken en ondertussen aantekeningen opslaan in Office. Zorgmedewerkers hebben te maken met allerlei apps en systemen. En soms wordt een zorgapplicatie alweer vervangen voordat zij de oude echt goed onder de knie hebben. Hoe ga je hier als zorgorganisatie mee om? Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers efficiënt kunnen werken met het ruime aanbod aan applicaties? Dat vertellen we je hier!
Zorgapplicaties in overvloed
Elke zorgmedewerker heeft te maken met verschillende applicaties en systemen. En of het nu gaat om het EPD/ECD, het Office-pakket, een bepaald verlofsysteem of een andere specifieke zorgapplicatie: iedere digitale verandering heeft invloed op het dagelijkse werk. Dus om er zeker van te zijn dat het werk efficiënt en met plezier wordt uitgevoerd, is het belangrijk dat het implementatieproces soepel verloopt én dat de applicatiekennis en -vaardigheden worden gewaarborgd.
Zorgapplicaties: doordacht implementeren
Allereerst vraagt elke digitale verandering om een doordracht implementatieproces. Hierbij is het belangrijk dat er geen overhaaste beslissingen worden gemaakt en zorgmedewerkers uit verschillende lagen bij het proces worden betrokken. Doe dit direct vanaf de start: zet tijdens het beslissingsproces al een multidisciplinair team op van medewerkers uit verschillende afdelingen, zoals IT, communicatie, HR en specifieke zorgdisciplines.
Ditzelfde team is tijdens het implementatieproces je ‘early adopter’ die de collega’s zover krijgt om met de nieuwe applicatie te werken. Creëer de betrokkenheid dus nog voordat de verandering begint: pols hoe de teamleden tegenover de nieuwe applicatie staan. Wat voor impact heeft het op de werkzaamheden binnen hun team en wat hebben zij nodig om het werk goed uit te kunnen voeren?
Zodra er in het beslissingsproces een bepaalde zorgapplicatie is gekozen, is het belangrijk dat je de keuze organisatiebreed onderbouwt. Creëer draagvlak en geef je zorgmedewerkers vooral voldoende de tijd om te leren om op een andere manier te werken. Dit vraagt tenslotte om een nieuwe mindset en die is er niet van de één op de andere dag. Oftewel: zet je zorgmedewerkers centraal tijdens elke stap in het proces.
Zorgapplicaties: kennis borgen
Als de implementatie is afgerond en je zorgmedewerkers in de basis voldoende overweg kunnen met de nieuwe applicatie, is het proces natuurlijk nog niet afgerond. Efficiënt werken met verschillende systemen vraagt om continue waarborging. De voortdurende stroom aan nieuwe updates en releases spelen daar ook een rol in. Alleen zo behaal je ook op de lange termijn rendement uit de digitale investering. Kennis en vaardigheden omtrent zorgapplicaties waarborg je met deze tips:
Tip 1: wees nooit afhankelijk van één persoon
Voorkom dat één zorgmedewerker in je organisatie ‘de master’ van een specifieke applicatie wordt waarbij iedereen terecht kan met vragen. Wanneer diegene ziek of op vakantie is en niemand deze rol kan overnemen, heb je namelijk een groot probleem. Dus ook al is het verleidelijk om één persoon tot specialist te bekronen, doe het niet. Zorg dat meerdere zorgmedewerkers evenveel kennis van een bepaalde applicatie hebben of nog beter, benoem een aantal key-users.
Tip 2: leg kennis over het gebruik áltijd vast
Ja, altijd. Ook wanneer je denkt dat het om wat voor reden dan ook niet nodig is. Juist omdat er zoveel verschillende zorgapplicaties zijn, is het onmogelijk om alles te onthouden. Leg kennis over het gebruik van applicaties, kennis die je niet dagelijks nodig hebt dus altijd vast. En zorg ervoor dat de informatie eenduidig (en bij voorkeur op één plek) toegankelijk is voor iedereen die het nodig heeft.
Tip 3: maak handige instructies
Ook kennis die je wél dagelijks nodig hebt, moet je vastleggen. Juist voor die informatie is het goed om handige instructies te maken. Toets bij een buitenstaander, zoals een collega van een andere afdeling, of de uitleg duidelijk genoeg is. Zo kunnen nieuwe medewerkers snel en efficiënt aan het werk, zonder dat zij keer op keer opnieuw mondelinge uitleg nodig hebben.
Tip 4: houd de kennis up-to-date
Omdat er regelmatig nieuwe zorgapplicaties of versies verschijnen, is het belangrijk dat de kennis en vaardigheden niet verouderen. Door zorgmedewerkers eens in de zoveel tijd applicatietrainingen te laten volgen, weet je zeker dat het werk nog steeds op de meest efficiënte manier wordt uitgevoerd.
Applicatiemodules trainingsprogramma Digivit
Wanneer je de kennis en vaardigheden van je zorgmedewerkers rondom applicaties regelmatig up-to-date houdt en op één plek in je organisatie goed weet te borgen, ben je een stuk minder afhankelijk van de ICT-afdeling. Tegelijkertijd werkt ook de servicedesk efficiënter doordat zij minder tijd kwijtzijn aan het beantwoorden van interne vragen. Dat geldt niet alleen voor de servicedesk van de ICT-afdeling, maar ook voor die van facilitair en P&O.
Wil je meer weten over de applicatiemodules binnen ons trainingsprogramma? Neem gerust contact op.
